Vom weißen Blatt zum Trainingskonzept: In drei Schritten zur erfolgreichen Learning Journey

TrainerInnen und PersonalentwicklerInnen kennen diese Situation: Ein neues Trainingskonzept muss entwickelt werden, doch der Anfang fällt schwer. Das weiße Blatt Papier starrt einen an, und die Frage "Wo fange ich bloß an?" blockiert den ersten Schritt. Dabei gibt es eine bewährte Struktur, die den Einstieg erleichtert und zu durchdachten Trainingskonzepten führt.

Die Reise-Metapher: Trainingsplanung wie Reiseplanung

Die Entwicklung eines Trainingskonzepts gleicht der Planung einer Reise. Bei beiden stehen ähnliche Grundfragen im Mittelpunkt:

• Was ist ein Ziel der Reise? (Wo will ich hin?)

• Wie komme ich an mein Ziel? (Welches Transportmittel wähle ich: Bus, Bahn, Flugzeug, oder gehe ich zu Fuß?)

• Wie viel Zeit benötige ich, um an mein Ziel zu kommen? (Wann muss ich starten, um rechtzeitig anzukommen?)

Genau dieses Vorgehen ist auch geeignet für die Konzeption eines Trainings, egal ob es sich um ein längeres Programm oder eine kürzere Trainingseinheit handelt. Es erfolgt in 3 Schritten:

Schritt 1: Was ist mein Ziel? Was sollen die Teilnehmenden hinterher können, wissen oder anders machen?

Schritt 2: Welche Inhalte muss ich vermitteln, um diese Ziele zu erreichen?

Schritt 3: Wie viel Zeit brauche ich, um diese Inhalte zu vermitteln?

Jede Learning-Journey lässt sich systematisch in drei aufeinander aufbauende Schritte gliedern, die für jede Art von Training funktionieren – ob kurze Einheit oder mehrtägiges Programm.

Schritt 1: Das Ziel definieren – Wohin soll die Learning Journey führen?

Die zentrale Frage: Was sollen die Teilnehmenden hinterher können, wissen oder anders machen? Die Zieldefinition stellt für viele die größte Herausforderung dar. Oft rutscht man schnell in konkrete Inhalte oder verliebt sich in ein bestimmtes Tool oder eine Methode, die das Training besonders machen würde. Doch ohne klares Ziel führt selbst die beste Methode ins Leere.

Die Schwierigkeit liegt darin, dass jede Teilnehmerin individuelle Erwartungen mitbringt. Bei zehn Teilnehmenden erhält man zehn verschiedene Antworten auf die Frage nach den Trainingserwartungen – schließlich hat jeder andere Herausforderungen im Arbeitsalltag.

Das Spannungsfeld: Unternehmensbedarf vs. individuelle Bedürfnisse

Bei der Zieldefinition müssen PersonalentwicklerInnen ein Gleichgewicht zwischen zwei Perspektiven finden:

Unternehmenssicht:•

• Aktuelle organisationale Herausforderungen

• Strategische Ausrichtung und Unternehmensziele

• Externe Einflüsse und Marktveränderungen

• Interne Umstrukturierungen oder Veränderungsprozesse

• 
  

Mitarbeiterperspektive:•

• Individuelle Herausforderungen im Arbeitsalltag

• Persönliche Entwicklungsziele und Karrierepläne

• Konkrete Problemstellungen im Führungsalltag

• Fachliche Weiterentwicklungswünsche

  
  

Praxisbeispiel: Das Dilemma zwischen verschiedenen Bedarfen

Ein Unternehmen durchläuft eine Restrukturierung mit notwendigen Personalanpassungen. Das Management wünscht sich ein Training zu "Zeit- und Selbstmanagement" für Führungskräfte, da weniger Mitarbeitende mehr Effizienz erfordern. Die betroffenen Führungskräfte haben jedoch ein viel dringenderes Bedürfnis nach einem Training zum Thema "Schwierige Gespräche führen" – schließlich müssen Entlassungsgespräche geführt, Teams neu formiert und entstehende Konflikte bewältigt werden. PersonalentwicklerInnen stehen unter enormem Druck, beiden Seiten gerecht zu werden, während gleichzeitig Zeit- und Budgetbeschränkungen weitere Herausforderungen schaffen.

Instrumente zur Bedarfsermittlung

Unternehmen nutzen verschiedene Ansätze zur Evaluierung von Trainingsbedarfen:•

• Mitarbeitergespräche und strukturierte Bedarfsabfragen

• 360-Grad-Feedback und andere Analysewerkzeuge

• Soll-Ist-Analysen basierend auf Kompetenzprofilen

• Abgleich mit Führungsrichtlinien und Unternehmensleitbildern

Wichtiger Hinweis: Bei mehrstufigen Trainingsprogrammen für Führungskräfte oder Talente werden mehrere Ziele definiert, und die Module bauen systematisch aufeinander auf.

Schritt 2: Die Lernzieltiefe bestimmen – Welche Inhalte führen ans Ziel?

Von der Zieldefinition zur Inhaltsstrategie Sobald das Ziel feststeht, entscheidet die gewünschte Lernzieltiefe über die Auswahl der Inhalte, Methoden und Tools. Auch hier hilft die Reise-Metapher: Ein Reiseziel kann man auf verschiedene Weise kennenlernen – von der oberflächlichen Betrachtung einer Dokumentation bis zum intensiven Leben vor Ort, bei dem man die Kultur mit allen Sinnen erlebt und verarbeitet.

Das Spektrum der Lernzieltiefen

Stufe 1 – Einfaches Kennenlernen: Teilnehmende sollen Inhalte kennen oder gehört haben. Ein Input oder Vortrag reicht aus – ohne Übung oder praktische Anwendung. Stufe 5 – Erste praktische Erfahrungen: Einzelne Teilnehmende (nicht alle) erhalten Gelegenheit zum Üben und sammeln erste praktische Erfahrungen. Stufe 9 – Intensive Vertiefung: Jede Teilnehmerin erhält mehrere Übungsmöglichkeiten mit individuellem Feedback und kann das Gelernte vertiefen und verankern.

Beispiel: Lernzieltiefe bei Mitarbeitergesprächen

Niedriges Lernziel: "Die Teilnehmenden kennen die Struktur von Mitarbeitergesprächen" → Inhalt: Input-Vortrag über Gesprächsaufbau und wichtige Bereiche

Hohes Lernziel: "Die Teilnehmenden kennen die Struktur von Mitarbeitergesprächen, können diese anwenden und nutzen einen Methodenkoffer zur Gesprächsführung" → Inhalte: Input + verschiedene Gesprächsmethoden + Übungen + Reflexion + individueller Austausch

Lerntransfer mitdenken

Bei der Inhaltsplanung sollte der Lerntransfer von Anfang an mitgedacht werden. Leider wird an diesem Aspekt oft als Erstes gespart, obwohl er maßgeblich über den nachhaltigen Trainingserfolg entscheidet. Ohne durchdachte Transfer-Maßnahmen verpufft selbst das beste Training wirkungslos im Arbeitsalltag.

Schritt 3: Die Zeit kalkulieren – Wie lange dauert die Learning Journey?

Von der Reiseplanung zur Zeitkalkulation

Bezogen auf eine Reiseplanung ist jetzt bekannt, was das Ziel ist und was dort erlebt werden soll. Im letzten Schritt muss der Starttermin bestimmt werden: Wann muss die Reise beginnen, um alle geplanten Aktivitäten zu schaffen und das Ziel zu erreichen?

Bei Gruppenreisen müssen auch die Bedürfnisse der Mitreisenden berücksichtigt werden – sie brauchen Zeit, um sich alles anzusehen, sich auszutauschen und Fragen zu stellen. Je größer die Reisegruppe, desto mehr Zeit muss eingeplant werden.

Faktoren der Zeitkalkulation im Training

Der zeitliche Umfang eines Trainings hängt von zwei Hauptfaktoren ab:

1. Teilnehmerzahl

   Eine Übung, die 15 Minuten pro Person dauert, benötigt bei 12 Teilnehmenden bereits drei Stunden - nur für diese eine Übung.

   
   

2. Inhaltliche Komplexität

   • Input-Phasen und Methodenvermittlung

   • Übungszeiten und praktische Anwendungen

   • Reflexions- und Austauschrunden

   • Kennenlernphase und Pausen

   • Zeit für Rückfragen und Vertiefungen

Die Potenzierung des Zeitbedarfs

Je mehr Teilnehmende, desto stärker potenziert sich die benötigte Zeit. Dies wird bei der Planung oft unterschätzt, führt aber zu unrealistischen Zeitkalkulationen und überfüllten Trainingsprogrammen.

Zentrale Frage der Zeitkalkulation: Wie viel Zeit benötige ich für die Vermittlung der Inhalte und die Durchführung der Übungen in Abhängigkeit von der Teilnehmerzahl?

Rahmenbedingungen beachten: Die Wahl der Location

Nicht jedes Trainingsthema eignet sich für den Besprechungsraum im Unternehmen. Bei sensiblen oder persönlichen Themen ist physischer Abstand zum Büroalltag sinnvoll – er senkt Hemmschwellen und erhöht die Offenheit der Teilnehmenden.

Entscheidungsfrage: Wie hoch ist die Hemmschwelle, sich im Büro zu einem Thema zu öffnen, und würde eine externe Location dies erleichtern?

Die Wahl der richtigen TrainerIn: Der passende Reiseführer

Über die Online-Suche hinaus

Die meisten PersonalentwicklerInnen suchen TrainerInnen online – doch bei hunderttausenden Anbietern liegt die Herausforderung nicht darin, einen guten, sondern den passenden Trainer zu finden.

Worauf bei der Trainerauswahl achten?

Vergleich als Grundprinzip: Es empfiehlt sich, mindestens zwei TrainerInnen oder Coaches zu einer Anfrage anzusehen.

Dies ermöglicht einen Vergleich von:

• Konzepten und methodischen Ansätzen

• Persönlichen Trainer-Typen und deren Passung zur Zielgruppe

• Erfahrungen in ähnlichen Unternehmen und mit vergleichbaren Themen

Die richtigen Fragen stellen

• Welche konkreten Erfahrungen hat die TrainerIn mit diesem Trainingsthema gemacht?

• Können konkrete Beispiele aus anderen Unternehmen genannt werden?

• Wie gehen TrainerIn mit den spezifischen Herausforderungen der Zielgruppe um?

  
  

TrainerIn als Partner im Weiterbildungsprozess

Eine TrainerIn sollte als Partner im Weiterbildungsprozess agieren, der gemeinsam mit der Personalentwicklung das Beste für Unternehmen und Teilnehmende erreichen möchte.

Grundlage erfolgreicher Zusammenarbeit:

• Klarheit und Ehrlichkeit auf beiden Seiten

• Offene Kommunikation von Wünschen und Problemen seitens des Unternehmens

• Transparente Darlegung von Machbarkeiten, Möglichkeiten und Grenzen seitens der TrainerIn

  
  

Das Planungsdreieck als gemeinsame Basis

Eine Konzeptionsstruktur wie das Dreieck aus Ziel – Dauer – Teilnehmerzahl ist in der gemeinsamen Planung und Absprache enorm hilfreich. Sie schafft eine gemeinsame Sprache und verhindert Missverständnisse über Umfang und Machbarkeit.

Fazit: Der Weg zum maßgeschneiderten Trainingserfolg

Das weiße Blatt Papier muss nicht länger einschüchtern. Mit der systematischen Herangehensweise über die drei Schritte wird die Trainingskonzeption zu einer strukturierten Learning Journey:

1. Klare Zielsetzung unter Berücksichtigung von Unternehmensbedarfen und individuellen Bedürfnissen

2. Gut abgestimmte Inhalte basierend auf der gewünschten Lernzieltiefe

3. Durchdachte Zeitplanung in Abhängigkeit von Teilnehmerzahl und Inhaltskomplexität

   
   

Ergänzt durch die Wahl der passenden TrainerIn und die Berücksichtigung optimaler Rahmenbedingungen wird die Weiterbildungsreise zum nachhaltigen Trainingserfolg.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie entwickelt man ein Trainingskonzept von Grund auf?

Ein Trainingskonzept entwickelt sich systematisch in drei Schritten: Zuerst wird das konkrete Lernziel definiert (was sollen Teilnehmende hinterher können?), dann die passenden Inhalte basierend auf der gewünschten Lernzieltiefe ausgewählt, und schließlich der zeitliche Rahmen kalkuliert. Die Reise-Metapher hilft dabei, strukturiert vorzugehen.

Warum ist die Zieldefinition so wichtig bei der Trainingsplanung?

Ohne klares Ziel führt selbst die beste Methode ins Leere. Die Zieldefinition bestimmt alle weiteren Planungsschritte: welche Inhalte vermittelt werden, welche Methoden eingesetzt werden und wie viel Zeit benötigt wird. Sie hilft auch dabei, das Spannungsfeld zwischen Unternehmensbedarfen und individuellen Teilnehmerbedürfnissen zu lösen.

Was sind Lernzieltiefen und wie beeinflussen sie das Training?

Lernzieltiefen beschreiben die Intensität des Lernens – von einfachem Kennenlernen bis zur praktischen Anwendung mit individuellem Feedback. Die gewünschte Tiefe bestimmt direkt die Auswahl von Inhalten und Methoden: Ein niedriges Lernziel benötigt hauptsächlich Input, ein hohes Lernziel erfordert Übungen, Reflexion und praktische Anwendung.

Wie kalkuliert man die benötigte Zeit für ein Training realistisch?

Die Zeitkalkulation hängt von der Teilnehmerzahl und der inhaltlichen Komplexität ab. Eine Faustregel: Übungszeit multipliziert mit Teilnehmerzahl, plus Input-Phasen, Reflexionszeiten und Pausen. Bei größeren Gruppen potenziert sich der Zeitbedarf erheblich. Viele unterschätzen diesen Faktor bei der Planung.

Warum sollte man mindestens zwei TrainerInnen vergleichen?

Der Vergleich verschiedener TrainerInnen ermöglicht es, den passenden Partner für das spezifische Training zu finden. Dabei geht es nicht nur um Qualität, sondern um die beste Passung zwischen Trainer-Typ, methodischem Ansatz und Zielgruppe. Verschiedene Konzepte zeigen auch unterschiedliche Herangehensweisen an dasselbe Thema auf.

Wann sollte ein Training extern und wann intern stattfinden?

Die Location-Wahl hängt vom Trainingsthema ab. Bei sensiblen oder persönlichen Themen senkt eine externe Location die Hemmschwelle und erhöht die Offenheit der Teilnehmenden. Der physische Abstand zum Büroalltag verhindert auch Unterbrechungen durch Arbeitsanfragen und schafft einen geschützten Lernraum.

Wie bringt man Unternehmensbedarf und Mitarbeiterbedürfnisse zusammen?

Das ist eine der größten Herausforderungen in der Personalentwicklung. Erfolgreiche Ansätze nutzen Bedarfsermittlungstools wie 360-Grad-Feedback oder Mitarbeitergespräche, um beide Perspektiven zu erfassen. Ziel ist ein Gleichgewicht, das strategische Unternehmensziele mit individuellen Entwicklungsbedürfnissen verbindet.

Was passiert, wenn der Lerntransfer vernachlässigt wird?

Ohne durchdachte Transfer-Maßnahmen verpufft selbst das beste Training wirkungslos im Arbeitsalltag. Der Lerntransfer wird oft als Erstes gestrichen, obwohl er maßgeblich über den nachhaltigen Erfolg entscheidet. Transfer-Maßnahmen sollten von Anfang an mitgeplant und budgetiert werden.

Wie geht man mit unrealistischen Zeitvorgaben für Trainings um?

Unrealistische Zeitvorgaben erfordern transparente Kommunikation über Trade-offs. Mit dem Planungsdreieck (Ziel – Dauer – Teilnehmerzahl) kann aufgezeigt werden, welche Abstriche bei verkürzter Zeit gemacht werden müssen: weniger Übungszeit, oberflächlichere Behandlung oder reduzierte Lernzieltiefe.

Welche Rolle spielt die Teilnehmerzahl bei der Trainingsplanung?

Die Teilnehmerzahl beeinflusst direkt den zeitlichen Umfang und die methodische Gestaltung. Bei großen Gruppen steigt nicht nur der Zeitbedarf für Übungen exponentiell, sondern auch die Herausforderung, allen Teilnehmenden gerecht zu werden. Kleinere Gruppen ermöglichen intensivere Betreuung und mehr individuelle Übungsmöglichkeiten.